Il y a encore quelques années, les factures électroniques n’existaient pas d’un point de vue juridique. Aujourd’hui, elles sont obligatoires pour toutes les transactions réalisées avec le secteur public, et le seront pour toute opération interentreprises. Très pratique, la facture électronique fournisseur permet de moderniser la gestion des paiements et de lutter efficacement contre la fraude.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Il s’agit d’une facture dont la création, l’envoi et la conservation se font sous forme dématérialisée. Elle contient obligatoirement certaines données, et n’est valable que si l’authenticité de son origine (donc l’émetteur), la lisibilité et l’intégralité de son contenu sont garantis et respectés.
Une facture électronique doit obligatoirement comprendre certaines informations, telles que le numéro de facture, la date, l’identité du prestataire ou du vendeur, les prix HT et TTC, le numéro du bon de commande, ou encore le montant de la TVA. De plus, elle n’est considérée comme étant électronique que si elle n’existe qu’en format dématérialisé. Dans le cas d’une facture papier scannée, c’est l’exemplaire papier qui reste la version officielle.
Si vous choisissez d’utiliser un système digital de facturation, vous pourrez effectuer facilement certaines tâches. Cela vous permettra de gagner du temps. Par exemple, vous aurez la possibilité de :
- Connaître la date d’émission et d’envoi des factures, qu’elles aient été payées ou non ;
- Générer rapidement vos factures ;
- Envoyer des rappels de manière automatique ;
- Etudier et exploiter toutes les statistiques en lien avec les paiements afin d’améliorer votre stratégie ;
- Enregistrer automatiquement les paiements en associant votre logiciel bancaire et comptable avec votre logiciel de facturation.
Cela vous permettra non seulement de gagner du temps en délégant au logiciel certaines tâches administratives (rappels, création de factures, etc.), mais aussi de modifier et d’améliorer votre stratégie d’entreprise.
Les avantages de la facturation électronique
La facture électronique comporte de très nombreux bénéfices à court, moyen et long terme pour votre entreprise :
- Une facturation plus rapide : les délais de réception sont réduits puisque la facture ne transite plus par voie postale ;
- Une réduction des tâches administratives : les procédures de comptabilité peuvent être automatisées et les tâches administratives sont fortement réduites ;
- Un gain d’argent : l’envoi des factures est gratuit, et vous réalisez des économies sur les coûts de papier, d’affranchissement, et d’espace d’archivage ;
- Une efficacité accrue : la facturation électronique supprime les erreurs de saisie et permet un suivi de transmission totalement transparent ;
- Une facturation écologique : la dématérialisation des factures réduit l’utilisation de papier et de transport pour l’acheminement, ce qui est plus durable et réduit considérablement l’empreinte carbone ;
- Une réduction du risque de perte : la potentielle perte d’un document papier est éliminée grâce à un archivage sécurisé en ligne des documents ;
- Un archivage légal et sécurisé : l’accès aux factures archivées est simple et sécurisé, et elles peuvent être consultées en ligne ;
- Une meilleure productivité : les services d’administration et de comptabilité sont déchargés de certaines tâches, ce qui leur permet de se diriger vers d’autres missions plus importantes.