De nos jours, à l’aire de la transformation numérique, la gestion électronique de documents (GED) est un système d’organisation ayant déjà fait ses preuves. Elle est pratiquement indispensable pour une entreprise souhaitant améliorer ses performances et sa sécurité. En effet, elle permet le stockage, le partage et la gestion des documents numériques. Ainsi, de nombreuses entreprises optent pour une solution de GED en Haute-Savoie et partout en France.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
La GED est un système informatique regroupant toutes les techniques de gestion des documents entrants et sortants d’une entreprise. Elle contribue à l’échange d’informations, mais surtout à différentes opérations de gestion des documents, tel que leur création, leur classement, leur archivage, leur recherche, leur indexation, ou encore leur contrôle.
Mettre en place une gestion électronique de documents
Pour installer une GED au sein d’une entreprise, il est nécessaire de procéder à une planification et une préparation efficaces. Il faut définir vos objectifs et déterminer la quantité de documents à stocker afin d’opter pour une solution totalement adaptée à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Pour cela, il est important de considérer certains critères comme la facilité d’utilisation, la sécurité, ou l’intégration d’autres outils.
Les avantages de la GED pour une entreprise
La gestion électronique de documents est un système presque indispensable pour une entreprise. Elle permet de faciliter la communication entre les différents services, mais aussi de réduire les coûts liés au stockage et à l’impression des documents sur papier. La GED est source de nombreux avantages, comme par exemple une collaboration améliorée entre les employés, les coûts réduits ou encore la possibilité d’accéder rapidement à des documents.
La sécurisation des documents et informations
La GED permet de réduire (voire de supprimer) les risques de détérioration et de perte des documents, puisque tout est sauvegardé en ligne et accessible à tout moment. Les documents pourront également être mis à jour simultanément par tous les collaborateurs.
La réduction des coûts
Grâce à la gestion électronique de documents, vous pourrez réaliser des économies sur les coûts liés au traitement des documents papier : encre, papier, archivage, impressions, etc. Les tâches associées seront fortement réduites, ce qui libèrera du temps pour vos collaborateurs et leur permettra de réaliser des tâches plus importantes, et ainsi de gagner en productivité.
Une méthode plus écologique
La GED vous conduira vers l’enjeu « zéro papier », aujourd’hui très important pour les entreprises. En France, chaque année, chaque employé utilise environ 2 500 feuilles. La gestion électronique de documents fait donc partie des stratégies efficaces pour réduire l’empreinte écologique d’une entreprise.
Une meilleure communication interne
Grâce à la GED, vos collaborateurs auront en temps réel un accès aux documents, en fonction des paramètres que vous aurez préalablement définis. Votre communication interne sera également facilitée, en réduisant notamment les informations imprimées en plusieurs exemplaires pour chacun.
Un service client amélioré
La gestion électronique de documents vous offre la possibilité de donner à un client un accès privé aux documents le concernant. Il peut donc consulter ces informations utiles à tout moment, mais aussi remplir des formulaires en ligne, ou encore télécharger des documents justificatifs. Les données circulent plus facilement entre l’entreprise et ses clients, leur offrant ainsi une meilleure réactivité et une plus grande transparence.